‘De communicatieprofessional is in staat middels een projectmatige planning en binnen een bepaald budget vooraf helder geformuleerde doelen te realiseren. Hij organiseert en coördineert het proces tussen verschillende vakgebieden/afdelingen en vervult een spilfunctie ten behoeve van de totstandkoming van mediaproducties, mediaplanningen en events. Hij werkt daarbij agile zodat er ingespeeld kan worden op de steeds veranderende werkelijkheid.’

Tijdens de opleiding kreeg ik de kans om met vier andere studenten een evenement te organiseren om geld op te halen voor stichting Edukans.

We zijn hierin goed uitgedaagd, want we kregen geen budget of locatie toegereikt. Daarom was een goede planning en samenwerking essentieel, zodat iedereen zich op een ander vlak kon inzetten. Ik was de projectleider. Ik had dus een overkoepelende rol waarin ik de planning en het overzicht bijhield en ook het contact onderhield met alle stakeholders.

We hebben een een zeer geslaagd muziekfestival neergezet met diverse bands, een DJ, een Ghanese verkoopkraam en een DJ toe. Er is meer geld opgehaald dan waar we in eerste instantie vanuit zijn gegaan. En zowel het publiek als alle vrijwilligers waren erg enthousiast. We hadden niet gedacht dat het zó goed zou uitpakken.

Door het diverse programma en het thema samen te brengen, was integratie nodig tussen publiek, de artiesten en het thema. Dit is gelukt door de vormgeving en de duidelijke context voor en tijdens het festival.

Dit evenement was rijkelijk omvattend wat betreft organisatieskills. Er kwamen verschillende disciplines aan bod, zoals het vormgeven van het evenement. Hierbij hoorde een plan van aanpak en een duidelijke taakverdeling waarbij communicatie en samenwerking erg belangrijk waren. We moesten erg wendbaar zijn, aangezien de middelen beperkt waren. Aangezien de meeste aspecten op vrijwillige basis zijn neergezet, kregen we vaak nee te horen. We hebben daarom verschillende scenario’s en opties uitgewerkt.

Een vleugje ethisch besef kwam hierbij ook om de hoek kijken, omdat we ook rekening wilden houden met het andere publiek, zoals de festivalgasten: we hebben de toegangskaartjes en de andere producten voor de verkoop niet duurder dan vergelijkbare producten gemaakt, zodat het toegankelijk is gebleven voor het publiek.

En ook de vrijwilligers wilden we niet in de kou laten staan: we konden dan wel gratis diensten bietsen van deze partijen, maar we wilden ze ook wel zodanig tegemoet kunnen komen met voldoende voorzieningen vóór, tijdens en na het evenement. Denk hierbij aan een uitgebreid diner, voldoende drankjes en een bedankje achteraf.

Gebaseerd op de BNP-niveaus van Logeion beheers ik het plannen en organiseren van een evenement op niveau 4.

Ik kreeg te maken met diverse uitdagingen, zoals het behouden van het overzicht van de organisatie, het regelen en het onderhouden van het contact met de stakeholders. Het was daarin belangrijk dat ik precies de wensen en behoeften van de stakeholders in de gaten had en rekening hield met wijzigingen in het programma. Ik heb het evenement gepresenteerd (zoals de intro, outro en het aan elkaar praten van het programma) en ik heb mijn netwerk ingezet om de artiesten van eten en drinken te voorzien.

Ook werkte ik mee in de marketing. Zo ben ik bij radio Sleutelstad te gast geweest om het evenement aan te kondigen voor meer bekendheid. Door deze overkoepelende functie heb ik veel geleerd op al deze vlakken. Het evenement voldeed uitstekend aan de opleidingseisen en we hebben onszelf als evenementenorganisatie naar eigen zeggen overstegen. Daarom kan ik zeggen dat ik deze competentie op niveau 4 beheers.

In het voorjaar van 2024 ben ik subcoördinator van de vrijwilligers geweest van het Oerol festival -een tiendaags theaterfestival op Terschelling.

Ik kom hier al van kinds af aan en heb daarom veel affiniteit met het festival en het eiland. De functie die ik had sprak me aan omdat ik de organisatorische kant van evenementen leuk vind. En met mijn ervaring op dit vlak ging dat hand-in-hand met mijn studie en interesses. Als subcoördinator had ik twee horecateams onder mijn hoede die bestonden uit vrijwilligers. Mijn rol was om vooraf aan het festival contact op te nemen met deze mensen, gegevens te verzamelen en roosters te creëren. Ook was het aan mij om een groepsgevoel te creëren.

Met de rol als subcoördinator was empathisch vermogen van belang. Ik hield namelijk rekening met de wensen van iedere vrijwilliger en hield nauw contact. Ook hield ik rekening met de nieuwkomers. Dit was een groep die bestond uit Syrische vluchtelingen, die vrijwillig mee kwamen draaien, zodat we ze konden laten integreren in de Nederlandse cultuur. Dit festival is daar een uitgelezen kans voor omdat theater ook wel wordt gezien als een bindmiddel van de samenleving.

Bovendien is dit festival erg inclusief, wat betreft cultuur. Iedereen is daar welkom en gelijk. Ik heb daarom extra aandacht aan de nieuwkomers geschonken, zodat ze goed voorbereid naar het festival konden. Roostertechnisch heb ik ze goed verdeeld tussen de meer ervaren vrijwilligers, zodat ze goed begeleid konden worden. Ook organiseerde ik bijeenkomsten met de vrijwilligers om voor meer verbinding te zorgen in de groep. En als vrijwilligers vragen hadden over het festival, kon ik ze hierover adviseren.

Wendbaarheid heb ik hier ook ten volste ingezet. Het gebeurde namelijk regelmatig dat er vrijwillgers afzegden of ziek werden. Hierdoor heb ik regelmatig het rooster gewijzigd en strategisch gepuzzeld met verschillende horecateams, dus door strak samen te werken met de subcoördinatoren, konden de gaten goed gedicht worden.

Ook voor deze rol beoordeel ik mezelf op BNP-niveau 4. Ik heb hierin zelfstandig realistische roosters in elkaar gezet met vele veranderingen tussendoor. Ik heb met vele partijen rekening gehouden en contact onderhouden. Ik heb hierdoor nog meer zelfstandigheid ontwikkeld in het organiseren van dergelijke evenementen.